智能公文交换解决方案

一、系统架构设计

1. 集中式与分布式相结合：对于同级部门，可搭建一个集中平台实现文件、信息、刊物等的交换；对于多级单位之间的资料交换，则通过分布式部署来满足需求。
2. 与现有系统集成：公文交换系统应与办公自动化（OA）系统、业务系统等有机结合，实现文件从内部办理到下发、接收的一体化处理。

二、功能模块设计

1. 用户管理与权限控制：
   • 建设统一用户平台，支持上下级、同级之间业务有联系的单位进行文件交换。
   • 支持分级授权，在统一平台上各个单位可管理自己内部用户、交换文件种类、交换范围。
2. 数据交换支持：
   • 用户可根据工作需要定制交换文件的格式，支持文件、刊物、信息等日常办公中各类数据的上下级交换，支持WORD、WPS、PDF等多种格式文件交换。
   • 对文件交换全程跟踪，提供文件发送后签收情况查询，文件出现丢失后能进行跟踪检查。
3. 安全与可靠性保障：
   • 采用加密技术，如对称、非对称加密算法，信息摘要、数字签名等，实现身份验证，提供横向、纵向多级公文传输安全保证。
   • 与加密卡结合，保证电子公文传输和存储安全；与CA系统对接，通过第三方机构提高系统安全性。
   • 采用可视化盖章流程控制，达到所见即所得的效果。
4. 公文处理与流转：
   • 发件管理涵盖新建发文、公文流转、公文交换流转跟踪和被退文件。
   • 收件管理包括来文提醒、公文打印等功能，可控制打印权限及打印份数。
   • 实现公文流转全过程的可视化管理，不同角色均可在线实时掌握公文进度状态。
   • 提供公文查询、统计分析以及效能分析等决策功能。
5. 硬件设备集成：支持与高拍仪、扫码枪、智能交换箱等硬件设备进行集成，解决纸质文件采集录入工作量问题。

三、安全体系设计

1. 身份认证：为每个文件交换系统的用户颁发数字证书，用于登录文件交换系统的真实身份认证和在线操作的数字签名。
2. 信息加密传输：为公文交换服务器部署SSL证书，确保用户在任何地方都可以安全地访问文件交换服务器，支持从浏览器到服务器之间机密信息的高强度加密传输。
3. 数字签名与无纸化：所有公文的签发都使用数字证书进行签名，制作成PDF格式文件，充分利用签名文档和验证文档功能在线签署公文，解决无纸化和有纸化的冲突问题。

四、部署方式选择

1. 集中式部署：适合垂直管理类型的客户组织，通过一个交换中心实现所有公文交换系统的业务互联。
2. 分布式部署：适合多级组织架构且每一级管理相对独立的情况，通过多台交换中心实现所有公文交换系统的多级互联。